Que hace que una reunión tenga éxito

Qué hace que una reunión tenga éxito

SI HAY ALGO QUE TENGO CLARO DESPUÉS DE TANTOS AÑOS DE EXPERIENCIA TRABAJANDO PARA EMPRESAS, ES QUE EL 80% DE LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS NO HACEN LAS REUNIONES QUE DEBIERAN, Y MUCHO MENOS, QUE SEAN PRODUCTIVAS.

 

Ya sé que esto no las ha impedido, hasta ahora, seguir creciendo, pero puede ser el detonante de la decadencia, si no se pone remedio a tiempo. 

Tener claro el por qué se hace una reunión es el primer paso, este paso es el previo a definir la temática, de la que te hablé en el artículo anterior, por lo tanto define el por qué antes del para qué.

 

¿POR QUÉ HACEMOS REUNIONES?

 

  • Porque queremos dar información
  • Contribuir a la creación de equipos o formar a personas
  • Generar ideas creativas para poner soluciones diferentes
  • Tomar decisiones en equipo.
  • Establecer debate y la resolución de problemas
  • Convencer de algo o presentar una iniciativa
  • Revisión antes de lanzar acciones.
  • Convertir cuestiones complicadas en sencillas.
  • El retraso de las decisiones o acciones.

 

QUÉ HACE QUE UNA REUNIÓN TENGA ÉXITO:

 

Para ayudarte a definir que estás haciendo bien y que debes mejorar, a continuación, te nombro las claves que a mi me funcionan desde hace años, cuando realizo reuniones, propias y ajenas.

 

LAS 9 CLAVES PARA EL ÉXITO DE LAS REUNIONES

 

  1. Tener clara la temática de la Reunión:

Saber cuál es el Propósito (objetivo) de la misma, siempre se tienes que dejar claro antes de iniciar la reunión, si un par de días antes, mejor que mejor.

  1. Los participantes vienen a la reunión preparados.

Imprescindible para que las reuniones tengan un buen ritmo, por eso es tan importante avisar con antelación, de la preparación dependerá mucho que se cumplan tiempos.

  1. Los temas de la agenda son claros y explícitos.

Saber cuál es el orden del día, también es uno de los factores que más influyen en el éxito de toda reunión que se precie de serlo.

  1. Las contribuciones se limitan a las que son útiles y relevantes.

En resumen, comunicación constructiva, asertiva y orientada a soluciones , no a más problemas o a seguir buscando “culpables”

  1. Participación restringida a personas realmente relacionados con las cuestiones que se vayan a tratar.

En muchas reuniones a las que asisto, o no están todos los que debieran, o los que están no pintan nada, porque no se habla de su área o los que deberían estar, no aparecen. En fin, creo que está el tema claro.

  1. La información que se necesita está disponible.

Los datos son muy importantes en reuniones operativas para tomar decisiones, analizando datos objetivos. Divagar, especular, creer que … puede estar bien, después de analizar datos objetivos y realistas.

La unión de lo objetivo más lo subjetivo (racional/emocional/creativo) darán mejores resultados a la hora de tomar decisiones que sumen.

  1. Los asistentes perciben claramente que los objetivos de la reunión se han cumplido.

Que los participantes se vayan con la sensación de que su conocimiento, experiencia y participación, dan valor a la reunión y ayudan a cumplir objetivos. Es uno de los mejores métodos que hay para motivar a tu equipo.

  1. Se toman decisiones y se inician acciones, cuando procede.

Es decir, orden, si se habla de un tema, se habla de un tema, no se mezclan, no van de atrás a adelante y viceversa, según se le ocurre a alguien y mucho menos al organizador.

Tema tratado, tema terminado hasta la próxima reunión. Si alguien tiene algo que añadir, lo dice al final de la reunión, pero no interrumpe al resto.

  1. Que alguien dirija la reunión

Que haya un organizador es prioritario, la base para que todos los demás puntos funcionen es entrenar este Roll, es una de las competencias más chulas con la que me encuentro cuando, hago mentoring en empresas que necesitan mejorar su sistema de comunicación interno.

El éxito es algo tan relativo como el tiempo, todo depende de cada persona o situación, de hecho, yo he pasado de ser absoluta a relativa.

Si estás harto de reuniones que no van a ninguna parte o por el contrario quieres empezar a hacer más, para estar mejor y más informado…

Te recomiendo que revises las 9 claves y empieces a realizar aquellas que te hayas dado cuenta, no estás haciendo.

Solo mejorando avanzarás😊

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