13 Mar Descubre los 5 pasos del Roll del Organizador en reuniones eficaces.

Estas aburrido/a de tanta reunión que no va a ninguna parte y del tiempo que estás de más en el trabajo por “Tener Reunión” pasando de un tema a otro, sin cerrar ninguno…¡¡Vaya rollo!!

O quizá te encuentres en la situación de estar en ese tipo de reuniones en las que al final, sólo hablas tú y tu equipo no colabora de forma proactiva, dándote la sensación de que pierdes el tiempo, no te escuchan o no te entienden.

Estás preparado para saber cómo hacer reuniones de manera ágil, productiva, eficiente, eficaz y motivando a tu equipo….¿Quieres tener reuniones cortas y productivas?

La clave es simple…

«Hay que Enfocar nuestra Fuerza, Tiempo y Energía en Buscar Soluciones»

Este factor es indispensable si queremos que la reunión cumpla con el fin único que debe tener toda reunión; avanzar y mejorar en nuestro trabajo diario          

Sigue los 5 pasos que te indico te aseguro que el ¡Éxito está asegurado!, aunque claro, si no lo haces, nunca sabrás si funciona de verdad 😉

Cuando lo practiques, te recomiendo que  no olvides que debes utilizar tu inteligencia emocional y una correcta comunicación, siempre con asertividad y utilizando tu empatía.

         El Roll del Organizador

         Las 5 Claves para tener Éxito dirigiendo reuniones:

1.- Explica el objetivo de la reunión

Repasa la Agenda antes de comenzar con los puntos que se van a tratar, conseguirás que todo el mundo se centre, en qué y cuándo, tienen que hablar.

He asistido a muchas reuniones donde la mayoría de los asistentes no sabían para qué se hacía la reunión, lo que crea “confusión” y “desconfianza”.

2.-Mantén el orden, el ritmo y el tiempo.

Uno de los grandes males que la mayoría hemos sufrido en alguna reunión es la falta de orden, saltar de un tema a otro y discutir por temas pasados buscando «culpables» en asuntos que ya no sirven para nada positivo, además tod@s sabemos que generan tensión y mal ambiente, y para colmo, desvían la atención del objetivo principal.

Si quieres liderar reuniones productivas y que además generan un buen ambiente para que la creatividad en la resolución de problemas fluya, te recomiendo estos 3 hábitos que debes entrenar:

• • • Mantén el Orden de los objetivos a tratar, si las reuniones son periódicas, todos los asistentes deben saber de qué se va a tratar en cada reunión, para poder Preparar su Intervención.
    • Sigue el Ritmo: para conseguirlo sólo tienes que estar pendiente de «mirar el reloj» cada objetivo tiene que tener un tiempo medio de dedicación, por ejemplo cada intervención no debe durar más de 15 minutos.

• • • Concéntrate en objetivos concretos

Es muy normal que si se habla de algún tema que no tiene que ver con el objetivo, déjalo para el final de la reunión, y se decide si ese tema se trata en esta reunión o se convoca otra……todo depende de la urgencia del tema en cuestión. “Tú Decides“.

3.- Controla la discusión.

Es muy importante que seas un director de orquesta, dirigir conversaciones es un arte que se entrena, procurar que el tiempo de excusas y justificaciones, jamás supere al de soluciones, es uno de los retos más difíciles, por eso es tan importante que reconduzcas siempre hacia la búsqueda de soluciones.

• • • Quién tenga una solución, idea, o propuesta de mejora, lo pueda decir.
    • Reconduce la reunión sí se desvía de los objetivos o pierde relevancia.
    • Si la discusión se vuelve compleja y salen temas extras con los que no se había contado, haz un Resumen, para asegurar su comprensión y la de los demás.

4.- Haz un Resumen de cada medida acordada.

Al final de la puesta en común de cada punto de la agenda, (plan de acción).Haz un Resumen de cada Punto, dejando claro.

• • • Qué se va a hacer
    • Quién o Quiénes son los responsables de cada acción
    • Cómo se va a hacer, qué herramientas se necesitan, con quien hay que hablar…
    • Cuando, pon fecha de fin de la acción de mejora. (Ayuda al cerebro para que focalice)

5.- Al final de la Reunión.

Haz un repaso de todas las acciones y recuerda quién es el responsable de cada una.

Todos los puntos se revisarán en la siguiente reunión, para:

• • • Saber si se ha conseguido el Objetivo
    • Evaluar lo que ha funcionado o lo que ha fallado.
    • Hacer estrategia y seguir avanzando.
    • Felicitar por los Logros
    • y lo más importante…«Da las Gracias y Recuerda a tu equipo que estás para Ayudarles a Mejorar»

Debes tener en cuenta que los 5 pasos que en este artículo te recomiendo son generales para todo tipo de reuniones. Existen otro tipo de estrategias para reuniones específicas, que también obtienen resultados muy satisfactorios.

Algo básico y muy importante, que no te he dicho es que… la clave máxima para que la reunión salga como tú quieres, depende mucho de cómo se hayan preparado la reunión cada asistente, y para que esto ocurra hay que avisar con un tiempo mínimo, por eso siempre recomiendo a mis clientes que creen un sistema de comunicación y al mismo tiempo crean nuevos hábitos, que aportan valor añadido a todos/as.

Aunque de este tema ya te hablaré más adelante, mientras tanto…

¡Anímate a mejorar y atrévete a aplicar el cambio!

Seguro que ya realizas alguna de las claves, y sólo tienes que centrarte en algún punto en concreto. Comprobarás como tus objetivos se cumplen y tus resultados mejoran, creando sinergias en el equipo y nuevos hábitos que benefician a todas/os

#porunmundomejor

Ana