Cómo Tener una Conversación con Calma en 4 Pasos

¿Sabes que tienes que hablar con alguien pero huyes de ese momento? ¿No sabes cómo tener una conversación que a priori, no es agradable? ¿Te ha sucedido alguna vez, te han dicho o has oído, que algún miembro de tú equipo, no está cumpliendo con sus responsabilidades, o está hablando de manera negativa y «malmetiendo» al resto de compañeros? ¿Qué has hecho…? ¿Cómo has afrontado la situación? ¿De manera Personal o Profesional?…

La pregunta que debes hacerte y reflexionar es…¿Te comunicas bien o…sólo informas ?

Lo que  he podido comprobar a lo largo de mi trayectoria profesional, no sólo como líder, también como parte de equipos, es que demasiados jefes prefieren no tomar cartas en el asunto y «esperar» a que se pase la tormenta, asumir que esa persona es así y no se puede hacer nada,  aguardar el mejor momento para quitárselos de en medio o incluso callarse y no dirigir la palabra durante un periodo de tiempo….

Pero, estas formas de actuar, lejos de obtener  soluciones, lo que consiguen es crear malos rollos, entre compañeros, más conflictos, desmotivación,… lo que repercute de manera directa en la productividad, en muchas ocasiones en la salud y sobre todo …en ¡¡¡La Satisfacción del Cliente!!

Si quieres conseguir que tu equipo te Respete, te Admire y lo más importante, que Confíen en Ti, entonces aprende a mantener  conversaciones Tranquilas, Efectivas y Productivas, es decir, Profesionales y Humanas.

Tanto si diriges equipos como si no, estas claves te servirán para mantener conversaciones con personas con las que no te apetece Ná de Ná hablar  pero sabes que tarde o temprano tendrás que enfrentarte a la situación y tomar el «toro por los cuernos» (cómo se dice por España ;). 

Los 4 Pasos para tener una Conversación con Calma son:

1.- Preparación: Busca el momento propicio y Prepara datos.

Siempre puedes tomar la decisión de preparar la conversación, Total, tarde o temprano tendrás que hacerlo, además si la preparas y después eres Tú quien pone cita

¿Cómo tienes más posibilidades de que salga bien?

¿Cuándo?

No todas las horas ni los días son buenos, si lo que quieres es que fluya de  manera más fácil, utiliza tu inteligencia emocional y tu empatía ,y procura que sea un  momento tranquilo para los dos, con no demasiada carga de trabajo ya tendrás tiempo de generar tensión .

Cómo ejemplo curioso te diré, aunque supongo que lo mismo a ti te pasa, que es mejor tener este tipo de conversaciones después de haber comido, hay muchas personas que si tienen hambre se ponen de mal humor, nerviosas, irascibles …soy una de ellas 😉

Piensa que quieres conseguir, te ayudará a saber cuándo es el mejor momento, tú conoces los hábitos de tu equipo,  te comparto 2 opciones:

  • Si lo que quieres es que reflexione y piense sobre la conversación, sin que afecte al resto:Habla con él/ella siempre a solas, antes de finalizar la jornada laboral, evitarás comentarios  posteriores y tensión entre los compañeros (mi recomendación es que lo hagas  al final de la semana)
  • Si lo que pretendes es que el resto del equipo tome nota y «se pongan las pilas»:

    Habla con él/ella siempre a solas, al principio de la jornada, podrá darte información a través de la observación de cómo se comportan sus compañeros, esta información puede ser muy valiosa (mi recomendación es hacerlo al principio de la semana

¡Confía en tu Instinto!

2.- Inicio: Explica el motivo de la reunión: Enseña Datos objetivos y Emocionales.

    ¿Por qué? y ¿Para Qué?

Es muy importante que lleves preparada la reunión o la conversación, enseña datos objetivos y habla de lo que has visto no bases tu conversación en rumores, dichos y diretes, de esta  manera  la conversación tendrá un carácter totalmente profesional, orientada a objetivos y a buscar soluciones, para el bienestar y la productividad de todos.

Explicar el ¿Por qué?, si lo crees conveniente, esto puede depender de tu grado de confianza con la persona, porque… estás preocupad

, enfadad@, defraudad@,   con sus datos, su comportamiento, su actitud …somos adultos y es mejor ser claro.

Aunque lo que realmente tienes que explicar es el ¿Para qué? de  tu conversación, es decir, que pretendes conseguir.

  • Más implicación
  • Mejores resultados
  • Cambio de actitud

Es fundamental que durante el inicio, tu comunicación sea con respeto y educación, y cuides muuuuucho tu comunicación «No Verbal», aunque estés muy enfadado/a, no grites, no insultes, procura que no haya nadie  escuchando, eso genera más tensión, por favor,  ten autocontrol  y se asertivo, así obtendrás más  información y  resultados a corto, medio y largo plazo.

3.- Desarrollo: Dirige y Escucha

     Empatía, Asertividad y Saber Preguntar 

En este momento de la conversación es cuando te toca escuchar, no le interrumpas deja que te dé su punto de vista, procura mantener la atención y no estar pensando en lo que vas a contestar, mantén las formas, quizá no te guste lo que te dicen pero un líder tiene que tener autocontrol  para saber manejar la situación, es una  habilidad básica.

Para escuchar lo que necesitas saber, lo que tienes que hacer es preguntar. Así es como se dirige una conversación.

En este artículo, sólo te voy a dar 2 tipos de preguntas básicas, aunque es importante que sepas que hay otros, reflexivas, directivas …que ya te contaré en próximas entregas, porque es una de las herramientas más potentes que tiene que tener un Líder y se merece un artículo completo que estoy segura te ayudará un montón.

¡¡El que pregunta dirige y el que contesta descubre!!

Haz preguntas Abiertas al principio; para que él pueda analizar la situación y tú obtengas información. 

  • ¿Qué ocurrió las semana/mes pasada  para que te comportaras, no llegaras, dijeras….?
  • ¿Para Qué tomaste esta decisión…?
  • ¿Con quién hablaste para…?

Haz preguntas Cerradas al final; para concretar hacia la acción

  • ¿Quieres mejorar la situación…?
  • ¿Asumes la parte de responsabilidad que tienes sobre…?
  • ¿Sabes qué consecuencias tiene que…?

 

Es importante que marques un tiempo, no dejes que los; pero… es que… y si… duren mucho, no llevan a ninguna parte, suelen estar basados en acciones pasadas y lo que buscamos son soluciones a futuro, lo importante es, que una vez que tengas la información que neceitas, os pongáis a buscar soluciones y  llegues a un compromiso de actuación.

4.- Solución: Ayúdale a mejorar.

     Crear un plan de Acción 

Para mi esta es la parte más ¡Chula!! 🙂 Aquí tienes la oportunidad de ayudar y motivar a tu gente, para sacar lo mejor de cada uno/a

¡¡Esta es la esencia de la excelencia en el liderazgo de este siglo !!

Es importante que hayas ideado posibles soluciones al problema, para ayudarle  si  no se le ocurre ninguna… lo ideal es que sea la persona implicada quien proponga una solución y tu veas si es posible o hay que adaptarla, para ajustarse a las necesidades de la empresa, del servicio…

Que cierres en ese momento una fecha para volver a hablar en un plazo determinado, es fundamental para que puedas comprobar los avances, además así conseguirás establecer un compromiso y aumentar su implicación, cuando a nuestro cerebro se le pone fechas trabaja mejor

¡¡ Hay que saber poner límites !!

Si su actitud o aptitud no mejoran, tendrás que hacer otro tipo de estrategias, pero lo importante es no convertir el problema en conflicto, que es más grande y más difícil de solucionar.

¿Qué tal? ¿Te parece que puedes hablar más tranquilo/a, más seguro/a, con más «Calma» si haces estos 4 pasos ?

¿ Te imaginas cómo sería mejor …»Aquí te pillo, aquí te Mato» o «Paso a Paso»?

Somos adultos y es absurdo tener miedo, tanto que, a muchos les paraliza mantener conversaciones difíciles, total … ¡¡ sólo es hablar !!

Te recomiendo que… ¡¡ NO CREAS NADA DE LO QUE TE DIGO !!

Lo mejor es que lo pongas en práctica y me lo cuentes 😉

Con mucho cariño y energía positiva

Ana 

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Ana Caldas, «La Coach de los líderes del siglo XXI», te enseña técnicas para sacar lo mejor de ti y de las personas a las que lideras. Si quieres gestionar  equipos de personas, con inteligencia emocional, pensamiento positivo, orientados  a objetivos, al desarrollo de las capacidades y a la mejora continua, obteniendo mayores beneficios y más calidad de vida.

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